۵ نشانه که فرآیندهای اداری منابع انسانی هنوز بیش از حد دستی هستند
فرآیندهای اداری منابع انسانی در سال‌های اخیر بیش از هر زمان دیگری با ابزارهای دیجیتال سروکار دارد؛ از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و سیستم‌های جذب و استخدام گرفته تا سامانه‌های حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا.
با این حال، استفاده از نرم‌افزار به‌تنهایی به معنی دیجیتال‌شدن کامل فرآیندهای منابع انسانی نیست.
ممکن است یک سازمان سیستم HRM داشته باشد، اما برای یک قرارداد ساده همچنان فایل را دانلود کند، آن را برای مدیر ایمیل کند، منتظر امضا بماند، نسخه امضاشده را دریافت کند، در پوشه‌ای ذخیره کند و چند روز بعد برای پیدا کردن همان سند دوباره میان ایمیل‌ها و فایل‌ها جست‌وجو کند.
در چنین شرایطی، بخشی از زیرساخت سازمان دیجیتال شده است، اما فرآیندهای اداری منابع انسانی همچنان دستی باقی مانده است.
اما از کجا می‌توان این مسئله را تشخیص داد؟
در ادامه ۵ نشانه مهم را بررسی می‌کنیم.
فرآیندهای اداری منابع انسانی دستی یعنی چه؟
قبل از بررسی نشانه‌ها، بهتر است منظور از «دستی بودن فرآیندهای HR» را مشخص کنیم.
دستی بودن الزاماً به این معنی نیست که کارشناس منابع انسانی پشت میز نشسته و با کاغذ کار می‌کند. حتی یک فرآیند کاملاً مبتنی بر فایل PDF و ایمیل نیز ممکن است بخش زیادی از عملیات دستی را در خود داشته باشد.
برای مثال، فرض کنید یک قرارداد استخدامی به‌صورت PDF ایجاد می‌شود.
فرآیند ممکن است به این شکل باشد:
ایجاد قرارداد → ارسال ایمیل → دانلود فایل → چاپ → امضا → اسکن → ارسال مجدد → بررسی → اصلاح → امضای مجدد → دریافت نسخه نهایی → بایگانی
در این مثال، سند از ابتدا دیجیتال بوده است؛ اما گردش آن همچنان به عملیات دستی و رفت‌وبرگشت میان افراد وابسته است.
بنابراین، وقتی از دیجیتال‌سازی فرآیندهای اداری منابع انسانی صحبت می‌کنیم، هدف فقط حذف کاغذ نیست؛ بلکه باید گردش اطلاعات، اسناد، تأییدها و امضاها نیز تا حد امکان ساختاریافته و قابل مدیریت شود.
نشانه اول: پیگیری امضا بخش ثابتی از کار روزانه HR است
یکی از رایج‌ترین نشانه‌های دستی بودن فرآیندهای اداری منابع انسانی، زمانی است که بخش قابل‌توجهی از زمان کارشناسان HR صرف پیگیری اسناد می‌شود.
مثلاً:
«قرارداد فلان شخص امضا شد؟»
«مدیر قرارداد را تأیید کرده؟»
«نسخه نهایی را برای ما ارسال کرده؟»
«فرم را دیده یا هنوز اقدامی نکرده؟»
«قرارداد را برای مدیرعامل فرستادید؟»
اگر پاسخ این پرسش‌ها معمولاً از طریق تماس تلفنی، پیام‌رسان یا جست‌وجوی ایمیل مشخص می‌شود، احتمالاً فرآیند هنوز به اندازه کافی دیجیتال و ساختاریافته نشده است.
مشکل اصلی در اینجا خودِ امضا نیست؛ پیگیری فرآیند امضاست.
وقتی وضعیت هر سند در یک محیط متمرکز قابل مشاهده باشد، کارشناس منابع انسانی می‌تواند سریع‌تر تشخیص دهد:
- چه سندی ارسال شده است؟
- چه کسی آن را دریافت کرده است؟
- چه کسی باید اقدام کند؟
- کدام اسناد هنوز در انتظار امضا هستند؟
- کدام فرآیندها تکمیل شده‌اند؟
در نتیجه، بخشی از زمان HR که صرف پیگیری‌های تکراری می‌شود، می‌تواند کاهش پیدا کند.
نشانه دوم: برای یک سند، چند نسخه در چند محل وجود دارد
یکی دیگر از نشانه‌های مهم، پراکندگی اسناد است.
یک قرارداد ممکن است در چند شکل مختلف وجود داشته باشد:
- فایل Word اولیه
- PDF ارسال‌شده
- نسخه چاپ‌شده
- فایل اسکن‌شده
- نسخه‌ای که در ایمیل کارشناس HR قرار دارد
- نسخه‌ای که برای مدیر ارسال شده
- نسخه نهایی در یک پوشه مشترک
حالا یک سؤال ساده مطرح می‌شود:
کدام نسخه، نسخه نهایی است؟
این مسئله زمانی جدی‌تر می‌شود که سند چند بار اصلاح شده باشد.
برای مثال، اگر شرایط یک قرارداد تغییر کند، ممکن است نسخه جدیدی برای فرد ارسال شود؛ اما نسخه قبلی همچنان در ایمیل‌ها و پوشه‌های مختلف باقی بماند.
در این شرایط، سازمان فقط با مشکل «نگهداری فایل» مواجه نیست؛ بلکه با مسئله مدیریت چرخه عمر سند روبه‌رو است.
یک فرآیند دیجیتال مناسب باید بتواند ارتباط میان سند، امضاکنندگان، وضعیت فرآیند و نسخه نهایی را شفاف‌تر کند.
نشانه سوم: کارکنان برای انجام یک فرآیند ساده باید بین چند کانال جابه‌جا شوند
تجربه یک کارمند از فرآیندهای اداری منابع انسانی فقط به تعامل او با مدیر یا کارشناس HR محدود نمی‌شود.
فرآیندهای اداری نیز بخشی از تجربه کارکنان هستند.
فرض کنید یک کارمند باید یک قرارداد یا تعهدنامه را امضا کند.
اگر فرآیند به این شکل باشد:
دریافت ایمیل → دانلود فایل → چاپ → امضا → اسکن → ارسال ایمیل → دریافت اصلاحیه → چاپ مجدد → امضا
حتی اگر خود سند فقط چند دقیقه برای مطالعه زمان ببرد، فرآیند اداری آن می‌تواند بسیار طولانی‌تر شود.
این مسئله در سازمان‌هایی که کارکنان آنها در شهرهای مختلف، شعب متعدد یا به‌صورت Remote فعالیت می‌کنند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در این شرایط، امضای دیجیتال در منابع انسانی می‌تواند بخشی از این رفت‌وبرگشت‌ها را حذف کند و امکان انجام فرآیند امضا را بدون وابستگی به حضور فیزیکی فراهم کند.
اما ارزش واقعی زمانی ایجاد می‌شود که امضای دیجیتال فقط یک ابزار جداگانه نباشد و در کنار ارسال، پیگیری و مدیریت سند قرار گیرد.
نشانه چهارم: مشخص نیست هر سند دقیقاً در چه مرحله‌ای قرار دارد
فرآیندهای اداری منابع انسانی زمانی قابل مدیریت است که وضعیت آن قابل مشاهده باشد.
برای مثال، مدیر منابع انسانی ممکن است در یک روز با ده‌ها قرارداد، فرم و تعهدنامه سروکار داشته باشد.
اما اگر برای تشخیص وضعیت هرکدام مجبور باشد ایمیل‌ها، پیام‌ها و پوشه‌های مختلف را بررسی کند، مدیریت فرآیند به یک کار زمان‌بر تبدیل می‌شود.
چند سؤال ساده را در نظر بگیرید:
کدام قراردادها هنوز ارسال نشده‌اند؟
کدام قراردادها در انتظار امضای کارمند هستند؟
کدام قراردادها در انتظار امضای مدیر هستند
کدام اسناد تکمیل شده‌اند؟
کدام اسناد نیازمند پیگیری هستند؟
اگر پاسخ این سؤال‌ها در یک محیط متمرکز و قابل مشاهده وجود نداشته باشد، بخشی از زمان منابع انسانی صرف «پیدا کردن وضعیت» خواهد شد، نه مدیریت فرآیند.
یکی از ارزش‌های مهم پنل سازمانی امضای دیجیتال همین ایجاد دید نسبت به فرآیند است.
در چنین محیطی، وضعیت اسناد می‌تواند به شکل ساختاریافته‌تری مدیریت شود و افراد بدانند هر سند در چه مرحله‌ای قرار دارد.
نشانه پنجم: پیدا کردن سوابق یک سند زمان‌بر است
گاهی یک سند گم نشده است؛ اما پیدا کردن آن ساده نیست.
برای مثال، ممکن است چند ماه پس از پایان فرآیند استخدام، واحد منابع انسانی نیاز داشته باشد قرارداد یکی از کارکنان را بررسی کند.
اگر سند در یک سیستم متمرکز مدیریت نشده باشد، جست‌وجو ممکن است از این مسیر عبور کند:
ایمیل → پوشه مشترک → سیستم شخصی کارشناس → فایل‌های آرشیوی → نسخه اسکن‌شده → بررسی تاریخ فایل‌ها
حتی اگر در نهایت سند پیدا شود، ممکن است مشخص نباشد:
- چه کسی آن را امضا کرده است؟
- چه زمانی امضا شده است؟
- آیا نسخه موجود همان نسخه نهایی است؟
- چه افرادی در فرآیند دخیل بوده‌اند؟
- آیا تغییر یا اصلاحی روی سند انجام شده است؟
اینجاست که مفهوم مدیریت اسناد منابع انسانی اهمیت پیدا می‌کند.
مدیریت اسناد فقط ذخیره کردن فایل نیست؛ بلکه باید امکان دسترسی کنترل‌شده، مشاهده وضعیت، نگهداری سوابق و در صورت نیاز بررسی اعتبار اسناد را نیز در نظر بگیرد.
چرا این نشانه‌ها برای منابع انسانی اهمیت دارند؟
هرکدام از این موارد ممکن است به‌تنهایی کوچک به نظر برسند.
پیگیری یک امضا شاید فقط چند دقیقه زمان ببرد.
پیدا کردن یک قرارداد شاید فقط چند دقیقه طول بکشد.
ارسال دوباره یک فایل شاید یک عملیات ساده باشد.
اما وقتی همین فرآیندها برای صدها یا هزاران سند در طول سال تکرار شوند، مجموع این زمان‌ها می‌تواند قابل توجه باشد.
به همین دلیل، در دیجیتال‌سازی منابع انسانی نباید فقط به تعداد نرم‌افزارهای مورد استفاده توجه کرد.
سؤال مهم‌تر این است:
چه مقدار از فرآیند واقعاً دیجیتال شده است؟
ممکن است سند دیجیتال باشد، اما گردش آن دستی باشد.
ممکن است HRM وجود داشته باشد، اما امضا و تأیید قراردادها خارج از سیستم انجام شود.
ممکن است فایل‌ها روی سرور ذخیره شوند، اما پیدا کردن نسخه نهایی همچنان دشوار باشد.
در نتیجه، دیجیتال‌سازی واقعی زمانی اتفاق می‌افتد که فرآیند نیز در کنار اطلاعات دیجیتال، ساختاریافته شود.
دیجیتال‌سازی HR فقط خرید نرم‌افزار جدید نیست
یکی از اشتباهات رایج در تحول دیجیتال این است که دیجیتال‌سازی را معادل خرید یک نرم‌افزار جدید بدانیم.
در حالی که قبل از انتخاب ابزار، باید خود فرآیند را بررسی کرد.
برای فرآیندهای اداری منابع انسانی بهتر است پرسیده شود:
- سند از کجا ایجاد می‌شود؟
- چه کسانی باید آن را بررسی کنند؟
- چه کسانی باید آن را تأیید یا امضا کنند؟
- ترتیب اقدامات چگونه است؟
- وضعیت فرآیند چگونه مشخص می‌شود؟
- نسخه نهایی کجا نگهداری می‌شود؟
- چه کسانی به سند دسترسی دارند؟
- در آینده چگونه می‌توان سابقه آن را پیدا کرد؟
اگر پاسخ این سؤال‌ها مشخص نباشد، ممکن است سازمان صرفاً فرآیند دستی قبلی را به یک ابزار دیجیتال منتقل کند؛ بدون اینکه واقعاً اصطکاک فرآیند را کاهش داده باشد.
نقش امضای دیجیتال در دیجیتال‌سازی فرآیندهای HR
بخشی از فرآیندهای اداری منابع انسانی ذاتاً با سند، تأیید و امضا ارتباط دارند.
از جمله:
- قراردادهای استخدامی
- Offer Letter
- توافق‌نامه‌های محرمانگی
- تعهدنامه‌ها
- الحاقیه‌های قرارداد
- ابلاغ‌ها
- فرم‌های شروع همکاری
- اسناد پایان همکاری
- برخی تأییدیه‌ها و فرم‌های سازمانی
در چنین فرآیندهایی، امضای دیجیتال سازمانی می‌تواند یکی از اجزای زیرساخت دیجیتال HR باشد.
اما همان‌طور که اشاره شد، مسئله فقط امضا نیست.
فرآیند باید بتواند از مرحله ایجاد سند تا ارسال، امضا، پیگیری، اعتبارسنجی و نگهداری را پوشش دهد.
به همین دلیل، راهکارهای سازمانی امضای دیجیتال زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کنند که در کنار مدیریت گردش اسناد قرار بگیرند.
پنل سازمانی امضاگر چگونه می‌تواند به HR کمک کند؟
پنل سازمانی امضاگر برای مدیریت متمرکز اسناد و فرآیندهای امضای دیجیتال سازمان طراحی شده است.
در سناریوهای منابع انسانی، می‌توان از آن برای فرآیندهای اداری منابع انسانی مانند قراردادهای استخدامی، اسناد شروع همکاری، تعهدنامه‌ها، الحاقیه‌ها و سایر اسناد نیازمند امضا استفاده کرد.
برخی قابلیت‌های مهم این محیط عبارت‌اند از:
ارسال و دریافت دیجیتال اسناد
اسناد موردنیاز می‌توانند به‌صورت دیجیتال برای افراد موردنظر ارسال شوند.
مدیریت امضاکنندگان
برای اسناد چندطرفه می‌توان افراد موردنظر را مشخص کرد و فرآیند امضا را ساختاریافته‌تر پیش برد.
گردش چندمرحله‌ای اسناد
در فرآیندهایی که سند باید به ترتیب توسط چند نفر بررسی یا امضا شود، امکان مدیریت گردش سند وجود دارد.
پیگیری وضعیت
واحد HR می‌تواند وضعیت اسناد و مراحل امضا را از یک محیط متمرکز دنبال کند.
اعتبارسنجی امضا
امضای دیجیتال و گواهی مرتبط با آن قابلیت بررسی و اعتبارسنجی دارند.
مدیریت متمرکز اسناد
به‌جای پراکندگی فایل‌ها میان ایمیل‌ها و پوشه‌های مختلف، اسناد فرآیند می‌توانند در یک محیط متمرکز مدیریت شوند.
یکپارچه‌سازی با سامانه‌های سازمانی
در سازمان‌هایی که از HRM، HRIS یا سامانه‌های اختصاصی استفاده می‌کنند، امکان اتصال فرآیند امضای دیجیتال از طریق API می‌تواند امضا را به بخشی از فرآیند موجود سازمان تبدیل کند.
یک سؤال مهم برای مدیران منابع انسانی
اگر همین امروز وضعیت فرآیندهای اداری منابع انسانی سازمان خود را بررسی کنید، چند مورد از این نشانه‌ها را پیدا می‌کنید؟
آیا هنوز برای پیگیری امضاها پیام ارسال می‌شود؟
آیا نسخه‌های مختلف قراردادها در ایمیل افراد پراکنده است؟
آیا برای امضای برخی اسناد هنوز نیاز به حضور فیزیکی وجود دارد؟
آیا وضعیت اسناد در یک محیط متمرکز قابل مشاهده است؟
و مهم‌تر از همه:
اگر بخواهید وضعیت یک قرارداد منابع انسانی را که چند ماه قبل امضا شده بررسی کنید، چقدر زمان لازم دارید؟
پاسخ به همین سؤال‌ها می‌تواند تصویر خوبی از میزان دیجیتال‌شدن فرآیندهای اداری HR به شما بدهد.
یک دیدگاه