هزینه پنهان فرآیندهای اداری منابع انسانی چیست؟
قرارداد استخدامی، الحاقیه، تعهدنامه، فرم‌های پرسنلی و تأییدیه‌ها، بخش جدایی‌ناپذیر فعالیت واحد منابع انسانی هستند. اما هزینه واقعی این اسناد فقط زمان تهیه آن‌ها نیست؛ بخش مهمی از هزینه در فرآیندهای پیرامون سند ایجاد می‌شود.
ارسال سند، دریافت امضا، پیگیری، اصلاح، دریافت نسخه نهایی، ثبت، بایگانی و پیدا کردن مجدد آن، مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارشونده هستند که در مقیاس سازمان می‌توانند زمان قابل‌توجهی از تیم منابع انسانی و سایر مدیران را مصرف کنند.
در این مقاله بررسی می‌کنیم این هزینه پنهان چگونه ایجاد می‌شود، هزینه فرآیندهای اداری منابع انسانی چیست و دیجیتال‌سازی فرآیند اسناد منابع انسانی چگونه می‌تواند بخشی از این اصطکاک را کاهش دهد.
هزینه فرآیند اداری فقط زمان انجام یک کار نیست
وقتی درباره بهره‌وری منابع انسانی صحبت می‌کنیم، معمولاً شاخص‌هایی مانند Time to Hire، Time to Productivity، Employee Experience و هزینه جذب و نگهداشت کارکنان مورد توجه قرار می‌گیرند.
اما در کنار این شاخص‌ها، تعداد زیادی فعالیت کوچک و تکرارشونده نیز وجود دارد که ممکن است در گزارش‌های مدیریتی به چشم نیایند.
برای مثال، یک قرارداد استخدامی ممکن است این مسیر را طی کند:
- ایجاد سند → ارسال برای کارمند → دریافت امضا → پیگیری → اصلاح احتمالی → دریافت نسخه نهایی → ثبت و بایگانی
هر مرحله به‌تنهایی ممکن است زمان زیادی نگیرد؛ اما وقتی همین فرآیند برای ده‌ها، صدها یا هزاران سند تکرار شود، مجموع زمان مصرف‌شده قابل توجه خواهد بود.
ضمن اینکه فقط زمان کارشناس HR مطرح نیست.
در بسیاری از فرآیندها، مدیر، کارمند، واحد حقوقی، امور مالی و حتی IT نیز ممکن است در گردش سند درگیر شوند.
بنابراین هزینه فرآیندهای اداری منابع انسانی فرآیند، حاصل مجموع زمان و تعاملات همه افراد درگیر است.
چه فعالیت‌هایی بیشترین اصطکاک را ایجاد می‌کنند؟
در فرآیندهای سنتی مدیریت اسناد HR، بخشی از زمان معمولاً صرف فعالیت‌هایی می‌شود که ارزش مستقیمی برای مدیریت سرمایه انسانی ایجاد نمی‌کنند.
۱. پیگیری امضا
«قرارداد را امضا کردید؟»
«نسخه امضاشده را ارسال می‌کنید؟»
«هنوز امضای مدیر باقی مانده.»
«آخرین نسخه قرارداد کدام فایل است؟»
این پیگیری‌ها در مقیاس کوچک شاید مسئله بزرگی نباشند، اما در سازمان‌های بزرگ می‌توانند به فعالیتی مستمر تبدیل شوند.
۲. چاپ، اسکن و ارسال مجدد
در فرآیندهای کاغذی یا نیمه‌دیجیتال، ممکن است یک سند چندین بار میان نسخه دیجیتال و فیزیکی جابه‌جا شود.
این فرآیند علاوه بر مصرف منابع، احتمال ایجاد نسخه‌های متفاوت از یک سند را نیز افزایش می‌دهد.
۳. مدیریت نسخه‌ها
وقتی یک قرارداد اصلاح می‌شود، مسئله فقط اصلاح محتوا نیست.
باید مشخص باشد:
- آخرین نسخه کدام است؟
- چه کسی نسخه جدید را دریافت کرده؟
- کدام نسخه امضا شده؟
- آیا نسخه قبلی همچنان در گردش است؟
- نسخه نهایی در کجا ذخیره شده است؟
۴. بایگانی و دسترسی مجدد
فرآیند سند با امضای آن تمام نمی‌شود.
در طول چرخه همکاری کارکنان، ممکن است بارها نیاز باشد به قرارداد، الحاقیه، تعهدنامه یا سایر اسناد مراجعه شود.
اگر اسناد در ایمیل‌ها، پوشه‌های شخصی، فایل‌های پراکنده یا آرشیوهای فیزیکی نگهداری شوند، پیدا کردن سند خودش تبدیل به یک فعالیت زمان‌بر می‌شود.
هزینه پنهان در مقیاس سازمان
فرض کنیم برای یک سند پرسنلی، مجموع فعالیت‌های مرتبط با ارسال، پیگیری، دریافت و ثبت آن فقط ۱۵ دقیقه زمان ایجاد کند.
این عدد به‌تنهایی چندان بزرگ به نظر نمی‌رسد.
اما اگر سازمانی در طول سال ۱۰۰۰ سند مشابه داشته باشد:
۱۰۰۰ × ۱۵ دقیقه = ۱۵٬۰۰۰ دقیقه
یعنی حدود ۲۵۰ ساعت زمان.
و این محاسبه فقط مربوط به یک فعالیت ساده است و زمان مدیران، کارکنان و سایر واحدهای درگیر را نیز می‌توان جداگانه در نظر گرفت.
بنابراین مسئله اصلی همیشه این نیست که «هر سند چقدر زمان می‌گیرد؟»
سؤال مهم‌تر این است:
سازمان در طول یک سال چه مقدار زمان برای مدیریت گردش اسناد مصرف می‌کند؟ و هزینه فرآیندهای اداری منابع انسانی چیست؟
دیجیتال‌سازی HR فقط به معنای استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی نیست
امروزه بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌های HRIS، ATS، سیستم‌های مدیریت عملکرد و سایر ابزارهای دیجیتال استفاده می‌کنند.
اما دیجیتال شدن یک بخش از فرآیند لزوماً به معنای دیجیتال شدن تمام فرآیند نیست.
برای مثال، ممکن است اطلاعات یک نیروی جدید کاملاً در سیستم منابع انسانی ثبت شود، اما قرارداد او همچنان:
دانلود → چاپ → امضا → اسکن → ارسال → بارگذاری
شود.
در این حالت، سیستم HR دیجیتال است، اما گردش سند همچنان تا حدی دستی است.
تحول دیجیتال زمانی کامل‌تر می‌شود که بخش‌های مختلف فرآیند نیز بتوانند به یکدیگر متصل شوند و هزینه فرآیندهای اداری منابع انسانی کاهش پیدا کنند.
نقش امضای دیجیتال در دیجیتال‌سازی فرآیند اسناد HR
امضای دیجیتال یکی از اجزای این زنجیره است.
در یک فرآیند دیجیتال، سند می‌تواند بدون خروج از جریان کاری سازمان برای امضا ارسال شود، امضاکنندگان مشخص شوند، وضعیت فرآیند قابل پیگیری باشد و نتیجه نهایی در ساختار سازمان ثبت شود.
برای واحد منابع انسانی، این قابلیت می‌تواند در فرآیندهایی مانند موارد زیر مورد استفاده قرار گیرد:
قراردادهای استخدامی
ارسال قرارداد برای نیروی جدید و دریافت امضای دیجیتال بدون نیاز به چاپ و اسکن.
الحاقیه قرارداد
برای تغییر حقوق، سمت، شرایط همکاری یا سایر تغییرات قراردادی.
تعهدنامه‌ها و توافق‌نامه‌ها
مانند تعهدنامه‌های محرمانگی، توافق‌نامه‌های آموزشی یا سایر اسناد سازمانی که نیازمند امضا هستند.
اسناد مربوط به فرآیندهای داخلی
برخی فرم‌ها، تأییدیه‌ها و مستنداتی که در گردش داخلی سازمان نیازمند تأیید یا امضا هستند.
از «امضای سند» تا «مدیریت فرآیند سند»
یکی از تفاوت‌های مهم میان امضای دیجیتال و دیجیتال‌سازی فرآیند این است که هدف فقط ایجاد یک امضای الکترونیکی روی فایل نیست.
یک فرآیند کامل‌تر می‌تواند شامل این مراحل باشد:
ایجاد سند
↓
ارسال برای امضا
↓
تعیین امضاکنندگان
↓
دریافت امضا
↓
پیگیری وضعیت
↓
اعتبارسنجی
↓
ثبت و بایگانی
↓
دسترسی مجدد
در چنین مدلی، امضای دیجیتال بخشی از یک Workflow سازمانی است.
این نگاه به‌خصوص برای سازمان‌هایی که تعداد زیادی سند پرسنلی دارند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و باعث بهینه‌سازی هزینه فرآیندهای اداری منابع انسانی می‌شود.
امضاگر هویتا و دیجیتال‌سازی اسناد منابع انسانی
امضاگر هویتا با ارائه خدمات امضای دیجیتال سازمانی، امکان استفاده از امضای دیجیتال را در فرآیندهای مختلف سازمان فراهم می‌کند.
در حوزه منابع انسانی، این قابلیت می‌تواند برای دیجیتال‌سازی فرآیندهایی مانند:
- قراردادهای استخدامی
- الحاقیه‌ها
- تعهدنامه‌ها
- اسناد و فرم‌های پرسنلی
- تأییدیه‌های سازمانی
مورد استفاده قرار گیرد.
در این فرآیندها، علاوه بر امضای دیجیتال، قابلیت‌هایی مانند مدیریت امضاکنندگان، پیگیری وضعیت اسناد، اعتبارسنجی و مدیریت سوابق نیز اهمیت دارند.
همچنین در سازمان‌هایی که سامانه منابع انسانی یا نرم‌افزارهای سازمانی اختصاصی دارند، امکان یکپارچه‌سازی سرویس‌های امضای دیجیتال از طریق API می‌تواند به قرار گرفتن امضا در دل فرآیند موجود کمک کند.
مسئله فقط کاغذ نیست
وقتی درباره دیجیتال‌سازی منابع انسانی صحبت می‌کنیم، حذف کاغذ فقط یکی از نتایج احتمالی است.
مسئله اصلی، کاهش اصطکاک در فرآیند است.
اگر یک سند دیجیتال باشد اما همچنان برای امضا، پیگیری، ثبت، بایگانی و دسترسی مجدد به فرآیندهای دستی وابسته باشد، بخش مهمی از ظرفیت دیجیتال‌سازی هنوز استفاده نشده است.
به همین دلیل، بهتر است هنگام بررسی تحول دیجیتال HR یک سؤال دیگر نیز مطرح کنیم:
چه مقدار از زمان تیم منابع انسانی صرف مدیریت خود کارکنان می‌شود و چه مقدار صرف مدیریت فرآیندهای اداری پیرامون کارکنان؟
دیجیتال‌سازی هوشمند فرآیند اسناد می‌تواند بخشی از این زمان را آزاد کند تا تیم منابع انسانی تمرکز بیشتری بر فعالیت‌های اصلی خود، از جمله جذب، توسعه، تجربه کارکنان و نگهداشت استعدادها داشته باشد.
یک دیدگاه